Compartilhamento e permissões

Há várias formas de compartilhar páginas e bases de dados do Notion, seja com pessoas do seu espaço de trabalho ou com gente externa. Veja, abaixo, algumas noções básicas sobre como compartilhar esses conteúdos.

Selecione Compartilhar na parte superior de qualquer página para abrir o menu de compartilhamento. Nessa área, você pode:

• Convidar alguém para a página.

• Visualizar e alterar quem tem acesso à página e com qual nível de permissões.

• Copiar o link da página para compartilhá-la com outras pessoas.

Seu espaço de trabalho pode conter outros membros, como colegas de equipe, amigos ou qualquer outra pessoa com quem você queira trabalhar nas páginas. Confira a seguir algumas maneiras de compartilhar as páginas do Notion com todos os membros do seu espaço de trabalho:

• Passe o mouse sobre o nome de um espaço de equipe padrão na barra lateral e crie uma nova página dentro desse espaço de equipe clicando no "+" exibido.

• Na barra lateral, arraste uma página para um espaço de equipe padrão.

• Selecione ••• na parte superior de uma página e, na lista suspensa na parte inferior do menu, selecione Todos em {nome do seu espaço de trabalho}.

Um espaço de equipe é uma área dedicada para cada equipe da sua organização ou empresa. Cada espaço de equipe tem seus próprios membros e níveis de autorização, os quais podem ser personalizados pelos proprietários desses espaços. Saiba mais sobre como adicionar membros e atribuir autorizações nos espaços de equipe →

Há duas maneiras de compartilhar as páginas do Notion com qualquer espaço de equipe do qual você seja membro:

• Passe o mouse sobre o nome de um espaço de equipe na barra lateral e crie uma nova página dentro desse espaço de equipe clicando no + exibido.

• Na barra lateral, arraste uma página para um espaço de equipe.

Pode ser que você tenha uma página que gostaria de compartilhar com membros específicos do seu espaço de trabalho — como um documento para reuniões individuais com a gerência ou anotações para uma pequena equipe de projeto. Para compartilhar uma página com pessoas específicas:

1. Selecione Compartilhar na parte superior de qualquer página.

2. Localize e selecione os nomes dos membros do seu espaço de trabalho com os quais você deseja compartilhar a página.

3. Abra o menu suspenso ao lado dos nomes das pessoas que você está convidando e selecione um nível de autorização.

4. Selecione Convidar.

As páginas compartilhadas com os membros do espaço de trabalho selecionados serão exibidas na seção Compartilhado da barra lateral. Saiba mais sobre as seções da barra lateral aqui →

Se houver pessoas com quem você trabalha frequentemente, crie seu próprio grupo de membros e compartilhe as páginas do Notion com esse grupo, para não precisar convidar cada pessoa individualmente. Saiba mais sobre autorizações de grupo aqui →

Para compartilhar uma página com um grupo:

1. Selecione Compartilhar na parte superior de qualquer página.

2. Localize e selecione os nomes do grupo com o qual você deseja compartilhar a página.

3. Abra o menu suspenso ao lado dos nomes do grupo que você está convidando, e selecione um nível de autorização.

4. Selecione Convidar.

Você pode convidar pessoas de fora de seu espaço de trabalho para acessar determinadas páginas do Notion como convidados. Isso pode ser útil se você quiser compartilhar uma página do Notion com um prestador de serviços ou com um cliente com quem está trabalhando. Saiba mais sobre convidados aqui →

Para compartilhar uma página com convidados:

1. Selecione Compartilhar na parte superior da página.

2. Digite o endereço de e-mail de qualquer pessoa que você queira convidar.

3. Selecione um nível de acesso para esse convidado no menu suspenso e selecione Convidar.

4. Selecione Pular por enquanto para adicionar como convidado, em vez de membro.

5. Os convidados receberão um e-mail com um link para a página.

6. Se ainda não usarem o Notion, poderão se inscrever para acessar sua página.

Você pode transformar sua página do Notion em um site incrível com o Notion Sites. Veja como compartilhar sua página do Notion na web aqui →

Há pessoas em uma página com as quais você não pretendia compartilhar? Quer tornar uma página privada? Há algumas maneiras de parar de compartilhar a sua página com outras pessoas:

• Na barra lateral, arraste uma página para a seção Particular para que somente você possa vê-la.

• Selecione Compartilhar na parte superior da página e desative o acesso ao seu espaço de trabalho, indivíduos, grupo ou público. Outra forma de fazer isso é selecionar a opção Remover no menu suspenso ao lado de cada pessoa com acesso à página.

• Se quiser remover convidados de páginas, acesse Configurações e membros → Pessoas ou Membros (de acordo com seu plano) → Convidados. Marque a caixa ao lado dos convidados que você deseja remover do seu espaço de trabalho e selecione remover do espaço de trabalho.

Para cada pessoa, grupo ou espaço de equipe com quem você compartilha uma página, é possível atribuir um nível de autorização diferente. Isso ajuda a manter as privacidade das informações e oferece controle granular e preciso sobre o seu trabalho.

Confira os diferentes níveis de autorização no Notion:

• Acesso completo: pessoas com acesso completo a uma página podem editar qualquer conteúdo nela e compartilhá-la com quem desejarem.

• Pode editar: selecione este nível de acesso para permitir que as pessoas editem o conteúdo da página, mas não a compartilhem com outras pessoas.

• Pode editar: esse nível de autorização só está disponível em páginas da base de dados. Pessoas com esse nível de acesso podem criar e editar páginas dentro da base de dados e editar valores de propriedade para essas páginas. No entanto, elas não podem alterar a estrutura da base de dados nem suas propriedades, visualizações, classificações ou filtros. Saiba mais sobre as bases de dados aqui →

• Pode comentar: selecione este nível de acesso para as pessoas que deverão ter autorização somente para fazer comentários em uma página. Elas não poderão editar ou compartilhar o conteúdo.

• Pode visualizar: pessoas com esse nível de acesso podem ler o conteúdo da página, mas não poderão comentar, editar ou compartilhar.

Além disso, há outras ações que as pessoas podem realizar em um espaço de trabalho, dependendo da sua função. Para saber mais, leia este artigo →

Para alterar o nível de autorização de alguém para uma página específica:

1. Selecione Compartilhar na parte superior da página.

2. Abra o menu suspenso ao lado do nome da pessoa, grupo ou espaço de equipe com quem a página foi compartilhada.

3. Selecione um nível de autorização.

Ao criar uma subpágina dentro de uma página, essa subpágina herdará a autorização da sua página principal. Se você não quiser que seja dessa forma (por exemplo, se você tiver compartilhado uma página com dez pessoas, mas quiser que apenas duas delas vejam a subpágina), será necessário acessar a subpágina e atualizar os níveis de autorização.

Os proprietários do espaço de equipe podem definir autorizações padrão para o conteúdo no seu espaço de equipe. Isso se aplicará a todas as novas páginas criadas no espaço de equipe. Se quiser alterá-las, você deverá fazer as alterações em nível de página.

O Notion respeita o nível mais amplo de acesso fornecido a um usuário. Digamos que você tenha concedido a alguém a autorização "Pode visualizar" em uma página e depois decidiu que deseja que toda a organização tenha acesso completo a essa página. Como essa pessoa faz parte da sua organização, ela também receberá o Acesso completo, sobrepondo o nível de autorização específico que você atribuiu a ela anteriormente.

Além disso, a transferência de uma página compartilhada para a seção Particular da sua barra lateral se sobreporá a todas as autorizações existentes para essa página. Qualquer pessoa que anteriormente tinha acesso à página não poderá mais visualizá-la, assim que você torná-la uma página particular. Observe que essa sobreposição irá se aplicar somente à página principal. As autorizações concedidas para quaisquer subpáginas permanecerão inalteradas.

Se uma página estiver configurada para ser acessível a qualquer pessoa com link, observe que mesmo quem não tiver o link direto poderá acessá-la se:

• A página é mencionada ou vinculada a outra página compartilhada de forma mais ampla.

• A página usa uma relação bidirecional que vincula a outra página compartilhada de forma mais ampla.

• A página está aninhada dentro de outra página que foi compartilhada de forma mais ampla.

É fácil saber quem tem acesso a uma página. Basta ver se há avatares ou fotos de perfil de outras pessoas na parte superior da página.

• Se o avatar estiver esmaecido ou em tons de cinza, isso indica que naquele momento a pessoa não está ativa na página.

• O avatar será exibido com cores fortes sempre que a pessoa estiver ativa na página.

• Para ver o nome, o e-mail e a data de última atividade da pessoa naquela página, é só passar o mouse em cima do avatar.

• Ao clicar em um avatar ativo, você poderá ver a parte da página na qual a pessoa está trabalhando.

• Se você estiver colaborando com outas pessoas em tempo real numa página, os avatares estarão sempre em movimento para acompanhar o trabalho que está sendo realizado nos blocos e em outros conteúdos.

• Clique em ••• no canto superior direito da página e navegue até a parte inferior do menu que será aberto. Lá, você vai ver quem foi a última pessoa a editar a página e quando essa edição ocorreu.

Se você abrir uma página à qual não tem acesso, poderá selecionar Sem acesso na página para enviar uma solicitação. Isso notificará os criadores ou editores da página, que poderão escolher aceitar ou negar sua solicitação de acesso.

Se você tiver acesso de visualização ou de comentário a uma página e quiser acesso de edição:

1. Abra a página e selecione Compartilhar.

2. Na guia Compartilhar, você verá o nível de permissões que possui atualmente. Abra o menu suspenso ao lado dessas informações.

3. Selecione Solicitar acesso de edição.

Essa solicitação será enviada ao criador da página, que poderá aceitá-la ou ignorá-la. Você será notificado quando sua solicitação for aceita — tente atualizar a página se não conseguir editá-la.

Se você é proprietário de um espaço de trabalho em um Plano Enterprise, poderá controlar o compartilhamento de conteúdo usando configurações de segurança adicionais. Saiba mais sobre esses recursos aqui →

Para ver essas configurações, acesse Configurações e membros na barra lateral e selecione Segurança e dados.