Guia completo para criar uma central de conhecimento alimentada por IA no Notion

É muito comum que funcionários tenham dificuldade para encontrar as informações de que precisam para trabalhar. O resultado é ineficiência para todos, com aumento de custos significativo para a sua empresa.

Junto com os nossos clientes, idealizamos uma maneira melhor de criar e encontrar conhecimento corporativo, que chamamos de central de conhecimento de IA. É disso que você precisa para possibilitar às equipes encontrar e entender as informações de que precisam para trabalhar.

Criar uma central de conhecimento de IA com o Notion Responde é a solução, seja para agilizar o onboarding de novos funcionários, criar uma fonte única da verdade para toda a documentação de engenharia, apoiar a uma equipe de experiência do cliente progressivamente ou até para reduzir a carga de chamados de suporte para a TI.

Confira neste artigo tudo o que você precisa saber sobre como criar, implementar e manter uma central de conhecimento.

Você provavelmente mal pode esperar para já começar a montar sua central de conhecimento, mas é importante iniciar com um bom planejamento. Uma implementação de IA bem-sucedida inclui um objetivo estratégico claro, identificando quem usará a central de conhecimento, quais informações serão encontradas e por que você está investindo na sua criação.

Antes de começar a criar a sua central de conhecimento no Notion, considere as seguintes tarefas:

• Identifique quem usará a central de conhecimento — Determine os principais usuários. Isso pode incluir funcionários, departamentos ou equipes específicas que dependerão da central de conhecimento para obter informações.

• Determine os principais envolvidos — Identifique as pessoas que terão uma influência significativa no desenvolvimento e no sucesso da central de conhecimento. É provável que seja um grupo de pessoas que inclua um especialista ou responsável pelo Notion na empresa, um gestor de conhecimento, um administrador de TI e outras pessoas que façam sentido no contexto da sua organização (como pessoal da área de negócios ou líderes de equipe, se for o caso).

• Avalie a situação atual e obtenha feedback dos usuários — Colete informações de possíveis usuários para entender as suas necessidades e expectativas para a central de conhecimento. Saiba onde seu público-alvo encontra (ou não encontra) respostas quando têm dúvidas e determine quanto tempo precisam para isso. O seu objetivo ao longo deste projeto será reduzir esse tempo de busca.

• Encontre a documentação e crie um mapa de conteúdo para o acervo futuro — Em seguida, aprofunde-se nos documentos. Que perguntas podem ser respondidas com a documentação atual? Você precisa redigir novos documentos?? Atualizar os antigos? Anote tudo isso. Você voltará a esse assunto mais adiante.

• Defina uma meta de ROI mensurável — Neste ponto, esperamos que você tenha uma noção dos problemas nos seus fluxos de trabalho atuais. Isso significa que é hora de definir uma meta palpável para o seu próximo projeto! A IA do Notion pode ajudar as equipes a economizar muito tempo na busca de informações e aumentar a produtividade geral e a satisfação no trabalho. Use a calculadora de ROI da IA do Notion para definir uma meta para a sua equipe.

O restante do artigo guiará você pelas etapas que sua equipe precisa seguir para fazer a transição da situação atual para a nova central de conhecimento do Notion. Bom trabalho!

A sua equipe trabalha melhor se todos têm acesso às informações de que precisam para fazer seu trabalho e quando precisam. Assim como a entrada do seu escritório físico prepara o cenário para um dia de trabalho produtivo, a base da central de conhecimento estabelece (adequadamente) altas expectativas para o que os usuários encontrarão no Notion.

Comece configurando um espaço de equipe dedicado para a central de conhecimento. Esse espaço servirá como local central onde todos os modelos e recursos da central de conhecimento serão armazenados. Certifique-se de que seja facilmente acessível a todos os membros da equipe que contribuirão ou usarão a central, tornando-a um espaço de equipe "padrão" (para que os membros sejam adicionados automaticamente) ou definindo a autorização como "aberta" para que qualquer pessoa possa participar.

Depois que o espaço da equipe estiver configurado, você poderá começar a criar a arquitetura da sua central de conhecimento. Por enquanto, concentre-se apenas em como os usuários navegarão. No mínimo, o modelo da central de conhecimento incluirá os seguintes componentes.

• Página principal — Você deverá utilizar uma única página de nível superior para atuar como ponto de abertura da central de conhecimento. Esse é um local para a sua equipe obter uma visualização panorâmica das informações e entender como elas podem ser usadas. Também é um ótimo lugar para mencionar as páginas para as quais você deseja chamar a atenção ou solicitar feedback (voltaremos a esse ponto).

• Base de dados do Wiki (parte da sua página de nível superior) — Depois que a sua página de nível superior estiver estabelecida, você poderá usar o botão "Transformar em Wiki" no menu ..., localizado no canto superior esquerdo da sua página do Notion para criar uma nova visualização para organizar as subpáginas. Adicionar página a uma base de dados facilitará muito a organização e dimensionamento da sua central de conhecimento graças a propriedades como tags e marcas de verificação. Saiba mais sobre bases de dados de wiki aqui →

• Perguntas frequentes — Á medida que você cria a sua central de conhecimento, a base de dados de perguntas frequentes serve a dois propósitos importantes Em primeiro lugar, ela cria um repositório de informações importantes que, de outra forma, ficariam escondidas em documentos longos. Em segundo, ajuda a IA a encontrar mais facilmente as respostas para as perguntas mais frequentes, garantindo que a sua equipe obtenha o que precisa o mais rápido possível.

• Notion Responde da IA — Verifique se você consegue visualizar o ícone da IA no canto inferior direito do app (caso contrário, verifique se a IA está ativada nas "configurações"). É aqui que você e seus usuários finais farão perguntas sobre o conteúdo da central de conhecimento.

• Rastreadores específicos para casos de uso — Esses rastreadores são adaptados para atender às necessidades específicas de diferentes equipes da sua organização, como um rastreador de feedback de produto ou um sistema de solicitação de suporte TI. Eles ajudam a obter insights sobre os fluxos de trabalho, acompanhar o progresso e garantir que todos tenham acesso às informações necessárias.

A gestão do conhecimento em um espaço de trabalho moderno vai além da documentação do seu wiki. Os funcionários também precisam encontrar respostas para perguntas mais dinâmicas, como o status de um ticket de suporte de TI, se alguém deixou recentemente um feedback sobre uma área específica do produto e muito mais. Uma base de conhecimento que monitora a execução da rotina de trabalho torna esse sonho uma realidade.

Veja os exemplos a seguir. Cada um deles aproveita a estrutura flexível do Notion para organizar as informações de forma acessível e acionável, permitindo que as equipes colaborem com mais eficiência.

Antes de prosseguir, decida quais informações adicionais você deseja incluir na sua central de conhecimento e crie a estrutura inicial (ou, melhor ainda, use um dos nossos modelos acima).

Após configurar a arquitetura da central de conhecimento, você terá tudo pronto para começar a adicionar o conteúdo das equipes. Essa provavelmente será a etapa mais longa do processo, mas renderá resultados quando chegar a hora de disponibilizá-la para os usuários finais. Lembre-se de que a central de conhecimento só tem valor se o conhecimento armazenado nela for realmente valioso.

Lembra que dissemos para você anotar os documentos que deseja disponibilizar na central de conhecimento? É hora de pegar o mapa de conteúdo mais uma vez (ou terminá-lo, caso ainda não o tenha feito). Depois de ter uma compreensão geral de todos os documentos e perguntas frequentes que você deseja adicionar, você já pode começar o trabalho pesado. Há três maneiras principais de trazer conteúdo para a central de conhecimento:

• Importe conteúdo de outros apps—Traga o conteúdo existente de ferramentas como Google Docs, Confluence, Asana ou até mesmo PDFs. Centralize as informações das equipes e torne-as facilmente acessíveis no Notion, colocando essas páginas no seu wiki.

• Use a função Transferir para coletar conteúdo dos seus espaços de trabalho no Notion — Consolide todas as páginas do Notion na central de conhecimento usando a função Mover para para migrar tudo para a sua nova base de dados do wiki. Isso ajuda a manter os espaços de trabalho organizados e a garantir que todas as informações necessárias estejam em um só lugar.

• Crie novo conteúdo e conte com a ajuda da IA — A IA pode ajudar você a começar do zero e criar um rascunho em segundos. Assim, tudo o que você precisa fazer é adicionar as informações extras de que sua equipe precisa, como, por exemplo, arquivos carregados, gravações de vídeo ou até mesmo apresentações de slides. Além disso, se você estiver trabalhando com documentos incompletos ou traduzindo uma linguagem muito técnica, experimente usar a IA do Notion para expandir e organizar suas ideias em um conteúdo abrangente e bem estruturado.

Os conectores de IA ampliam o alcance da central de conhecimento de autoatendimento, permitindo que os usuários finais acessem as respostas mais atualizadas para as suas perguntas, mesmo que elas não tenham sido documentadas (ainda). Saiba mais sobre os conectores de IA aqui.

Está quase tudo pronto para compartilhar a sua central de conhecimento com o mundo! Antes disso, coloque os pingos nos "is" e arremate tudo, certificando-se de que as suas informações estejam bem categorizadas e organizadas. Confira algumas recomendações:

• Limpe os ícones da página — Você não faz ideia de como alguns ícones de páginas bem selecionados ajudam a criar uma central de conhecimento bem organizada. Na dúvida, defina uma paleta de cores e dê a cada página um ícone nesses tons.

• Adicione uma chamada de boas-vindas — Na página principal, adicione uma frase de destaque rápida explicando o que os usuários estão vendo, como irão interagir com ela e com quem entrar em contato em caso de dúvidas. Isso ajuda a reduzir a sobrecarga mental necessária para interagir com uma nova ferramenta.

• Marque as páginas do wiki — Use tags relevantes para categorizar as páginas. Isso ajuda a pesquisar e filtrar informações rapidamente.

Chegou o momento pelo qual você estava esperando! A implementação da central de conhecimento para a sua equipe é uma grande conquista, mas o trabalho continua. Para garantir que os usuários finais tirem proveito da central de conhecimento, você precisará investir tempo para treiná-los, para que aprendam a usá-la e para reforçar continuamente seu valor.

Antes de começar a treinar a sua equipe, certifique-se de que as pessoas certas tenham o acesso certo para manter e atualizar a central de conhecimento de forma eficaz. Você gerenciará as autorizações no menu de configurações do espaço de equipe, categorizando os usuários em dois grupos principais:

• Adicione proprietários de espaços de equipe — Os proprietários atuam como os principais curadores de conhecimento. Eles são responsáveis pela organização, estrutura e manutenção gerais da central de conhecimento. Você deverá dar a eles acesso completo para que possam criar, editar e excluir todas páginas dentro do espaço da equipe. Como proprietários do espaço de equipe, eles também poderão ajustar as configurações do espaço de equipe, convidar e remover membros, e gerenciar autorizações.

• Em seguida, adicione membros do espaço de equipe — Os membros contribuem para a base de conhecimento adicionando novas informações, atualizando o conteúdo existente e interagindo ativamente com os recursos alimentados por IA. Eles também são os principais consumidores do conhecimento. Dê a eles a autorização "Pode editar" para modificar as páginas existentes e criar novas dentro do espaço de equipe.

Agora que todos têm acesso à central de conhecimento, é hora de divulgá-la e treinar as equipes. Você saberá quais canais de divulgação tendem a funcionar melhor para a sua empresa (e também temos algumas dicas abaixo!), mas não se esqueça de preparar o público para usar a sua nova ferramenta.

Para começar, certifique-se de que os usuários finais tenham os recursos necessários para navegar na central de conhecimento. Nas comunicações de divulgação, concentre-se em ajudar os usuários a aprender como navegar usando a barra lateral e como obter respostas sobre conteúdo relacionado ao trabalho mais rapidamente com o Notion Responde.

Comece a enfatizar o valor da IA do Notion, demonstrando algumas perguntas para as quais os usuários podem encontrar as respostas na central de conhecimento nova e aprimorada.

Se um recurso for criado e ninguém ficar sabendo, será que ele sequer existe mesmo? A comunicação corporativa é um componente fundamental da sua estratégia de implementação, e você deve passar algumas semanas (ou até alguns meses) promovendo a nova central de conhecimento. Aqui estão apenas algumas ideias de divulgação que funcionaram com nossos clientes:

• Comece com um grupo piloto — Para uma implementação mais ampla, considere começar com um piloto. Um grupo piloto diversificado em todos os departamentos pode ajudar a testar a central de conhecimento e obter feedback sobre a usabilidade, o conteúdo e a eficácia da IA antes de um lançamento maior.

• Apresente uma prévia da central de conhecimento em uma reunião de equipe ou para toda a empresa — Programe uma sessão dedicada para apresentar a central de conhecimento, destacar os principais recursos e demonstrar como usá-la de forma eficaz. Isso garante que todos se familiarizem com esse novo recurso.

• Envie mensagens sobre a central de conhecimento — Elabore um e-mail ou memorando interno que descreva o objetivo da central de conhecimento, forneça instruções de uso e inclua um link para acessá-la. Isso ajuda a reforçar sua importância e a utilidade.

• Pare de responder às perguntas — Esse é o componente mais difícil e mais importante de uma implementação bem-sucedida do centro de conhecimento. Para criar novos hábitos, você deverá redirecionar continuamente os seus colegas que fazem perguntas para o seu mais novo e aprimorado centro de conhecimento. Lembre-os gentilmente de fazer a pergunta à IA do Notion antes de perguntar no seu canal do Slack ou nas mensagens diretas.

Pense no wiki como seu jardim. Assim como um jardim precisa de cuidados regulares para florescer, a sua central de conhecimento requer atualizações e cuidados contínuos. Plante novas ideias, corte informações desatualizadas e cuide do conteúdo para mantê-lo vibrante e útil para todos que o acessam.

Um dos piores inimigos da central de conhecimento ao longo do tempo é o conteúdo obsoleto ou desatualizado. Por isso, é importante estabelecer sistemas para mantê-lo atualizado.

Recomendamos começar com o seguinte:

• Adicione propriedade verificadas — A propriedade verificada garante que as informações na central de conhecimento sejam precisas e confiáveis. Implemente um processo em que os especialistas no assunto revisem e aprovem o conteúdo periodicamente. Eles receberão notificações quando o conteúdo estiver prestes a expirar.

• Crie uma visualização de "administrador" — Isso permite que os administradores supervisionem e gerenciem o conteúdo com mais eficiência. Essa visualização pode incluir filtros e opções de classificação para identificar rapidamente informações desatualizadas ou imprecisas.

• Mantenha o conteúdo em uma única base de dados — A centralização do conteúdo evita a dispersão de informações e facilita a manutenção. Essa estrutura ajuda a manter a central de conhecimento organizada e garante que os usuários possam encontrar informações rapidamente. Saiba mais sobre como a IA do Notion encontra respostas aqui.

• Utilize o preenchimento automático de IA — A IA pode resumir ou extrair informações de todas as entradas do wiki de uma só vez com base em um único prompt. Isso pode ajudar a economizar tempo, gerando respostas baseadas no texto de uma página, sem que você tenha que ler cada uma delas manualmente.

• Adicione um botão de votação — Incentive os usuários a interagir, avaliando o conteúdo. Isso ajuda a priorizar informações valiosas. Saiba mais sobre os botões de base de dados aqui.

• Crie uma base de dados de feedback — Crie uma base de dados para coletar e gerenciar o feedback dos usuários sobre a central de conhecimento, para ajudar no aprimoramento contínuo.

• Use as métricas da página — Isso ajuda você a visualizar qual conteúdo está sendo mais usado e a priorizar as atualizações de acordo.

• Agende revisões periódicas de conteúdo — Defina um cronograma recorrente para revisar e atualizar as informações da central de conhecimento. Isso garante que o conteúdo permaneça relevante e preciso ao longo do tempo.

Criar e manter uma central de conhecimento alimentada pela IA do Notion é um processo contínuo que exige planejamento cuidadoso, organização e melhoria contínua. Ao seguir as etapas descritas neste guia, você poderá criar um recurso valioso, que não apenas ajudará a sua equipe a acessar as informações de que precisa, mas também aproveitará todo o poder da IA para manter a sua documentação atualizada e facilmente localizada. Lembre-se de que a chave para uma central de conhecimento bem-sucedida é o envolvimento e o feedback dos usuários. Portanto, incentive a interação e refine continuamente o conteúdo com base nas necessidades do público-alvo.