Guide de prise en main complet Notion Entreprise

Le forfait Enterprise vous donne accès à plus d’options de personnalisation et plus de contrôle sur l’administration, la sécurité et le provisionnement de votre espace, entre autres. Il y a de nombreuses fonctionnalités à découvrir dans l’espace de travail de votre entreprise, il est donc essentiel que vous puissiez en tirer le maximum.

Dans ce guide, découvrez les principales fonctionnalités Notion dédiées aux entreprises et nos précieux conseils pour créer un espace de travail Notion propre, productif et sécurisé, qui répond parfaitement à vos besoins.

Il existe quatre types d’utilisateurs sur Notion Entreprise, qui correspondent à différents niveaux d’autorisation. Il est donc important de configurer vos utilisateurs en fonction de l’usage qu’ils feront de votre espace de travail :

• Les propriétaires d’espace de travail ont un accès complet à tous les paramètres de l’espace de travail, et à des fonctionnalités qui leur sont réservées, comme la possibilité d’ajouter de nouveaux membres.Chaque espace de travail doit avoir au moins un administrateur.

• Les administrateurs d’utilisateurs jouent un rôle administratif focalisé sur la gestion des utilisateurs de l’entreprise, ce qui permet aux propriétaires de l’espace de travail de déléguer ce type de responsabilités.Au sein des entreprises, ce sont souvent des membres de l’équipe informatique, de l’équipe produit ou d’autres responsables du personnel qui sont chargés de s’assurer que les membres ont accès au bon espace de travail et aux bons groupes.

• Les membres sont des utilisateurs payants qui ont un accès complet à l’espace de travail, y compris une section personnelle.C’est le rôle par défaut assigné aux nouveaux membres qui rejoignent un espace de travail, et il sera suffisant pour la plupart des membres de votre entreprise.Tous les membres sont autorisés à voir, créer et partager des pages. Ils peuvent ainsi tirer le maximum de Notion, sans prérogatives administratives supplémentaires.

• Les invités sont des utilisateurs gratuits, mais leur accès est limité aux seules pages pour lesquelles ils ont été invités. Ils ne disposent pas d’une section personnelle de l’espace de travail.Ce rôle est destiné aux collaborateurs externes : son attribution n’est pas prise en charge par le SSO et SCIM.

Notion offre une grande flexibilité dans le choix des types d’utilisateurs. À mesure que nos clients développent leur espace sur Notion, ils préfèrent généralement limiter le nombre d’administrateurs ayant un accès complet à tous les paramètres de leur espace de travail (comme le journal d’audit, la recherche de contenu et le provisionnement).

Les espaces d’équipe permettent de rationaliser l’accès aux informations en créant une zone dédiée à une équipe ou à un projet spécifique au sein de votre espace de travail.

La plupart des entreprises créent un espace d’équipe commun à tous les utilisateurs, ainsi que d’autres espaces d’équipe distincts pour chaque service (équipe produit, ingénierie, marketing, expérience client, etc.). Des utilisateurs peuvent être ajoutés individuellement à des espaces d’équipe spécifiques, limitant ainsi le volume d’informations accessibles à tous.

Créer des espaces d’équipe

Pour créer un espace d’équipe dans Notion, vous pouvez cliquer sur l’icône + à côté des espaces d’équipe dans la barre latérale, ou utiliser le bouton Nouvel espace d’équipe sous Paramètres et membres > Espaces d’équipe.

Pour en savoir plus sur la manière dont les propriétaires d’espace de travail peuvent mettre en place des espaces d’équipe, lisez notre guide ici.

Ajout et gestion des membres d’un espace d’équipe

Par défaut, les membres de l’espace de travail ne voient pas les nouveaux espaces d’équipe, mais vous pouvez facilement ajouter des membres à différents espaces d’équipe. Dans Espace d’équipe > Membres, vous pouvez rechercher des membres ou des groupes existants dans votre espace de travail, ou les ajouter manuellement via une adresse e-mail.

Une fois un membre ajouté à un espace d’équipe, il peut en être désigné administrateur et accéder aux autorisations correspondantes.

Paramètres des espaces d’équipe

Chaque espace d’équipe a ses propres paramètres (distincts des paramètres de l’espace de travail) pour vous donner un maximum de contrôle sur la configuration de chaque espace que vous créez.

Les paramètres suivants vous permettent de personnaliser l’accès aux informations de votre espace de travail selon vos besoins pour plus de sécurité :

• Disable public page sharing — dictates whether a page can be published to the web.

• Disable guests — limits sharing of current teamspace to workspace members only.

• Disable export — turns off the ability for users to export pages from this teamspace.

En tant qu’administrateur d’espace de travail, vous pouvez facilement développer l’instance Notion de votre entreprise en fonction de vos besoins.La section Paramètres et membres est idéale pour personnaliser tous les aspects de votre espace, comme les niveaux d’accès, l’ajout d’utilisateurs, les autorisations, votre forfait, vos informations de facturation ou encore la sécurité.

Avant de commencer à travailler dans Notion, il est important de vous familiariser avec les paramètres de votre espace de travail et leur fonction. Découvrons ensemble les paramètres de base, avant de nous pencher sur les sections plus spécifiques.

Pour de nombreuses entreprises, la configuration commencera dans cette section, puisqu’elle contient certains des paramètres de base les plus importants qui se reflètent en interne et en externe.

• Name— set the name of your company’s workspace. This is often just your company name (we set ours to read Notion), but can be customized to what fits best.

• Icon — upload an image (usually your company logo) for your workspace.

• Workspace Domain — create a personalized domain for your workspace. This domain is used for two reasons:

  • Les pages partagées sur le Web seront identifiées comme appartenant à ce domaine ([domaine].notion.site).

  • Toute personne disposant d’un domaine de messagerie autorisé pourra rejoindre l’espace de travail par ce biais (www.notion.so/[domain]).

• Allowed Email Domains — add your workspace’s allowed email domains. Any users with email addresses that belong to the domain(s) listed here can automatically join your workspace. For most organizations, this is their company email domain (i.e., acmeinc.com). To get started, there needs to be at least one confirmed member with the domain before it can be added.

Pour plus d’informations, passez à la section Domaines de messagerie autorisés ci-dessous.

Les paramètres généraux de l’espace d’équipe vous permettent de contrôler les paramètres qui s’appliquent à tout votre espace de travail.

• Default teamspaces — choose the teamspaces that all new and current workspace members automatically join.

• Limit teamspace creation — toggle this setting on to only allow workspace owners the ability to create teamspaces.

• Manage all teamspaces — this section is where you can manage all teamspaces and their respective settings. See members, security settings, and access levels by teamspace.

C’est ici que les administrateurs de l’espace de travail et les administrateurs d’utilisateurs peuvent voir et gérer les membres, les groupes et les invités de l’espace de travail.

• Manage members and access — make sure all members in your workspace have the right level of access and that they are in the correct teamspaces.

• Set up permissions groups — these allow you to easily manage page permissions and teamspace access in bulk, rather than on an individual member basis.

• Monitor guest access — review any guests that currently have access to your company’s workspace, and revoke access if necessary.

• View and manage users who have recently left the workspace — view the log of members that left the workspace in the last 30 days. To prevent data loss, you can transfer ownership of those users’ private pages to another member (i.e., to their manager).

• Manage workspace and guest requests — members can request new people to be added as members or guests into your workspace. Workspace owners and membership admins can approve or decline these requests here. You can find more information about guest invite requests here.

Toutes les informations relatives à votre forfait et à la facturation sont disponibles ici, pour vous aider à gérer le compte Notion de votre entreprise.

• Pour les clients qui utilisent la facturation automatique, vous pouvez mettre à jour votre forfait et vos intervalles de facturation (mensuels ou annuels) ici.

• Pour les clients dont les bilans trimestriels sont effectués par l’équipe commerciale Notion, vous pouvez contacter votre gestionnaire de compte pour toute question concernant votre licence Entreprise.

Learn more about your workspace security settings in our guide here.

Identité et provisionnement

Vérifiez votre domaine, gérez les espaces de travail qui lui appartiennent et configurez SSO SAML et SCIM dans l’onglet Identité et provisionnement. Pour plus d’informations, passez à la section Gestion des utilisateurs dans Notion ci-dessous.

Recherche de contenu

Filtrez et parcourez le contenu de l’espace de travail et gérez les autorisations sur vos différentes pages selon vos besoins. Pour plus d’informations, passez à la section Recherche de contenu ci-dessous.

Connexions

Grâce à l’API de Notion, vous pouvez connecter d’autres outils logiciels à votre espace de travail pour y intégrer encore plus de fonctionnalités. Des paramètres supplémentaires du forfait Entreprise permettent aux administrateurs d’espace de travail de définir qui peut ou non installer ces connexions :

• No restrictions — all workspace members can install connections in the workspace

• Only from approved list — workspace members can only install connections that are pre-approved by a workspace owner

To learn more about managing connections in your workspace, please refer to our Help Center article here.

Journal d’audit

Liste un large éventail d’événements qui se sont produits dans l’espace de travail. Pour plus d’informations, passez à la section Journal d’audit ci-dessous.

Il existe plusieurs façons de gérer les utilisateurs dans Notion, selon les préférences et les besoins de votre entreprise.

L’authentification SSO SAML de Notion est basée sur la norme SAML 2.0, qui connecte votre fournisseur d’identité (IdP) et votre ou vos espace(s) de travail, pour une expérience de connexion plus simple et sécurisée. Notion prend en charge les configurations SSO SAML officielles pour : Azure, Google, Gusto, Okta, OneLogin et Rippling.

Pour commencer à utiliser le SSO SAML avec Notion, voici les étapes à suivre :

• Verify domain(s) — to use advanced security features, you must verify ownership of your email domain. This is an automated process that involves adding a TXT record onto your domain’s DNS to verify your ownership of it.

• Enable SAML SSO — this will toggle the feature on and complete the configuration. For more information on completing the SAML SSO configuration, please refer to our IDP-specific guides.

• Change default login method — once SAML SSO is enabled for the first time, the default login method will be set to Any method, meaning that users have the option of logging in via SAML or their normal login method. By setting this to Only SAML SSO, this enforces SAML as the login method for your workspace.

• Link additional workspaces (optional) — if you have more than one workspace you’d like to configure with SSO, you can do so by reaching out to team@makenotion.com.

Une fois l’authentification correctement configurée, tout membre se connectant à votre ou vos espace(s) de travail devra utiliser le domaine vérifié et devra être authentifié par votre fournisseur d’identité. Les administrateurs d’espace de travail au forfait Entreprise peuvent contourner le problème en utilisant une méthode de connexion alternative en cas d’échec du protocole IdP/SSO SAML.

Si la plupart de nos entreprises clientes font appel à un fournisseur d’identité (IdP) pour provisionner de nouveaux utilisateurs, il existe de nombreuses autres façons d’ajouter un nouveau compte utilisateur à votre espace de travail :

Manuellement par e-mail

Les propriétaires de l’espace de travail et les administrateurs d’utilisateurs peuvent ajouter un nouveau membre à l’espace de travail par e-mail sous Paramètres et membres >  Membres.

Domaines de messagerie autorisés

Tous les utilisateurs qui se connectent à Notion avec votre/vos domaine(s) listé(s) dans la section « Domaines de messagerie autorisés » pourront rejoindre l’espace de travail en tant que membre, et le coût supplémentaire correspondant sera ajouté à votre licence d’entreprise.

Provisionnement juste-à-temps (JIT)

Notion prend en charge le provisionnement juste-à-temps (aussi appelé Just-in-Time ou JIT) lorsque vous utilisez le SSO SAML. Lorsque le paramètre Création automatique de compte est activé dans Paramètres et membres → Identité et provisionnement, un nouveau compte membre sera généré pour tout utilisateur se connectant à Notion pour la première fois via votre connexion SSO SAML. Ce compte utilisera le nom et l’adresse e-mail figurant sur la réponse SAML.

Lien d’invitation

Dans Paramètres et membres > Membres, vous trouverez une option permettant d’activer un lien d’invitation. Une fois activé, vous pourrez le partager et toute personne utilisant ce lien pourra rejoindre votre espace de travail automatiquement, sans que vous ayez à saisir son adresse e-mail manuellement.

API SCIM

Notion has a SCIM API which can be used to provision, manage, and de-provision members and groups. Workspace owners can find the required API key by going to Settings & members > Identity & provisioning > SCIM Configuration and clicking to view the token.

Please see our SCIM documentation for the latest information on how you can interact with Notion’s SCIM API. Notion supports official SCIM applications with Azure, Google, Gusto, Okta, OneLogin, and Rippling.

Lorsque vous configurez SCIM pour plusieurs espaces de travail, vous pouvez avoir une seule instance IdP pour la configuration du SSO, mais vous aurez besoin d’une application distincte pour chaque espace de travail, car les clefs API pour SCIM ne fonctionnent qu’au niveau de l’espace de travail.

Pour déprovisionner un membre, il faut le supprimer de l’espace de travail et transférer son contenu à un membre existant.

Manuellement dans l’onglet « Membres »

Propriétaires d’espaces de travail et administrateurs d’utilisateurs peuvent supprimer un utilisateur de l’espace de travail depuis Paramètres et membres > Membres. Les sessions de ces utilisateurs seront immédiatement interrompues et ils ne pourront pas réintégrer l’espace de travail. Au besoin, ils devront être réintégrés manuellement ou via SCIM.

Automatiquement via SCIM

Le protocole SSO SAML ne gère pas automatiquement le déprovisionnement des utilisateurs. Pour ce cas d’usage, vous devez utiliser notre API SCIM avec votre fournisseur d’identité pour envoyer des demandes de déprovisionnement.

Consultez notre documentation SCIM pour obtenir les toutes dernières informations sur les possibilités d’interaction avec l’API SCIM de Notion.

Transfert de contenu utilisateur

Lorsqu’un membre quitte un espace de travail, il apparaît dans Paramètres et membres > Membres, dans l’onglet Récemment supprimés. À partir de cet onglet, vous pouvez transférer leurs pages privées à un autre utilisateur.

Ces pages seront regroupées en un seul document qui apparaîtra dans la section Pages privées du nouveau membre sélectionné, dans la barre latérale de gauche.

Enterprise workspace owners have additional settings that can help add more granularity and control over how their managed users work in Notion. Find these settings under Settings & members > Identity & provisioning > User Management.

Settings for managing users accounts

Admins have access to multiple important settings that help manage and control user accounts in Notion.

• Allow users to change account information — set if users can change their preferred name, email address, and profile photo.

• External workspace access — control if managed users are able to join workspaces that are not owned by your organization.

• Prevent managed users support access — control which users can allow Notion support to remote login for troubleshooting. For more information on what Notion support can view, look at our terms of service.

• Session Duration — set how long a user can be logged in before they will be required to re-authenticate. This includes all devices a user is logged in on.

• Log out all users — force all users to log out immediately.

• Reset passwords for all users — force all users to reset their passwords.

Dashboard of managed users

Click the View dashboard button to get an overview of all users in your verified domain. There, you’ll find information about each user, like their name, email address, workspaces, last activity date, and two-step authentication status.

Within each specific user account in this dashboard, workspace owners can perform the following actions:

• Suspend users

• Delete users

• Change user's name and email address

  • Note: The new email must belong to the verified domain

• Log out users

• Reset passwords

• Remove user from external workspaces

Au-delà de la configuration du SSO SAML sur Notion, la principale utilité d’un domaine vérifié est de vous permettre de contrôler et gérer les espaces de travail qui appartiennent à vos domaines vérifiés. Pour ce faire, cliquez sur Parcourir les espaces de travail sous Paramètres et membres > Identité et provisionnement > Gestion de domaine.

Pour mieux guider les futurs utilisateurs, à chaque nouvel espace de travail créé avec un domaine vérifié, une notification par e-mail sera envoyée à l’administrateur de l’espace de travail concerné, pour l’avertir qu’il peut gérer son nouvel espace de travail.

Pour mieux contrôler les espaces de travail créés à l’aide de votre domaine vérifié, vous pouvez personnaliser les autorisations sous Identité et provisionnement > Gestion de domaine > Création d’espace de travail en sélectionnant « Uniquement les propriétaires d’espace de travail ».

Cliquez sur le bouton Parcourir les espaces de travail pour afficher tous les espaces de travail Notion qui appartiennent à votre domaine vérifié. Vous aurez un onglet pour les espaces de travail à un seul membre et un autre pour les espaces à plusieurs membres. Les informations suivantes seront fournies dans la vue pour chaque espace de travail :

• Nom de l’espace de travail

• Type de forfait

• Nombre de membres

• Propriétaires d’espace de travail

• Date de création

• Créé par

Les actions disponibles s’affichent tout à droite.

Dans l’onglet « Membres » de la vue des espaces de travail, vous verrez tous les espaces de travail personnels qui ont été créés à l’aide de votre domaine vérifié.

En fonction de leurs exigences de conformité, certains clients ne souhaitent pas que des projets de travail puissent être stockés dans des espaces de travail individuels (un seul membre). Dans la vue de l’espace de travail, vous verrez une option Demander un changement de compte à côté des espaces de travail qui n’ont qu’un seul membre. Une fois cette option sélectionnée, le propriétaire de l’espace de travail concerné devra fournir une adresse e-mail non professionnelle pour ce compte utilisateur avant de pouvoir accéder à nouveau à l’espace de travail. C’est une excellente option pour les employés qui ont créé un espace de travail pour un seul membre avec leur messagerie d’entreprise, mais qui ont surtout des projets non professionnels qu’ils souhaitent conserver pour un usage personnel. En concertation avec les propriétaires des espaces de travail concernés, nous vous conseillons de déplacer les pages professionnelles éventuelles qu’ils contiennent vers un espace de travail Entreprise, avant de demander un changement de propriétaire du compte.

Pour faciliter le nettoyage des espaces de travail à un seul membre, obsolètes et qui appartenaient à un ancien employé, vous pouvez les supprimer à partir de la vue de l’espace de travail concerné dans Gestion de domaine.

Lorsque vous supprimez un espace de travail, une notification par e-mail est envoyée au propriétaire de l’espace concerné, pour l’en informer et lui indiquer votre adresse e-mail de contact pour toute question. Les utilisateurs pourront demander une prolongation de la période de suppression de 30 jours. Une seule prolongation peut être demandée.

Si nécessaire, dans les 30 jours suivant la suppression, l’administrateur de l’espace de travail au forfait Entreprise peut le restaurer depuis la vue de gestion de domaine.

Les types de contenus suivants ne sont pas récupérables :

• les favoris ;

• les accès invités ;

• les intégrations configurées (robots) ;

• les domaines (domaines Notion personnalisés).

Si l’espace de travail à un seul membre est associé à un employé actuel, plutôt que de le supprimer d’emblée, il peut être préférable de Demander un changement de compte pour que l’employé utilise une adresse e-mail non professionnelle tout en conservant les paramètres de son espace de travail.

Dans l’onglet « Membres » de la vue des espaces de travail, vous verrez tous les espaces de travail aux forfaits Plus et Business qui peuvent être revendiqués :

• L’espace de travail doit avoir été créé avec votre domaine vérifié.

• Au moins un administrateur de l’espace de travail (il peut s’agir du créateur ou d’un autre administrateur) doit être actif dans l’espace de travail qui appartient à votre domaine vérifié.

• L’espace de travail ne doit pas être au forfait Entreprise.

Pour gérer la gouvernance des espaces de travail autorisés, vous pouvez revendiquer les espaces de travail éligibles et les passer au forfait Entreprise. Une fois votre demande validée :

• La facture correspondante sera envoyée au contact de facturation fourni pour le passage au forfait Entreprise.

• Le propriétaire qui a revendiqué l’espace de travail devient son unique propriétaire.

• Les propriétaires précédents de l’espace de travail sont rétrogradés au statut de membres (les propriétaires peuvent ensuite réattribuer des rôles et des autorisations si nécessaire).

En dehors du nouvel administrateur principal de l’espace de travail, il n’y aura pas de changements pour les membres existants.

N’oubliez pas d’assigner des administrateurs d’utilisateurs aux espaces de travail revendiqués pour la gestion des membres et des groupes.

After claiming ownership of your workspaces and adding them to your Enterprise license, you may want to consider consolidating your users and content. Consolidating into a single, primary workspace (or small set of production workspaces) adds two primary benefits:

• Standard and secure admin controls: With all users and content in one place, it's easier to streamline admin controls and user management, instead of managing both across multiple workspaces.

• More discoverable content and collaboration: Since content will live in one workspace, it will be easier for users to find and access all of the content they need and collaborate in a single tool.

You can request a consolidation through your dedicated Account Management team. If you don’t have a dedicated Account Manager, you can reach out to our Support team at team@makenotion.com for more information.

Les propriétaires d’espace de travail au forfait Entreprise ont accès à des données et à des rapports spécialisés, qui permettent de mieux comprendre le contenu et l’utilisation globale des espaces de travail. Qu’il s’agisse d’exporter des informations, d’assurer le suivi et l’audit d’événements ou d’effectuer des recherches dans le contenu existant, toutes ces options s’offrent à vous.

For more information on data, reporting, and auditing, check out our guide on security & compliance here.