Partage et autorisations

Il existe plusieurs façons de partager les pages et bases de données que vous créez dans Notion avec des personnes membres (ou non) de votre espace de travail. Vous trouverez ci-dessous un aperçu des différents moyens de partager votre contenu.

Cliquez sur Partager en haut de n’importe quelle page pour ouvrir le menu de partage. Ici, vous pouvez :

• Inviter quelqu’un à rejoindre la page

• Vérifier et modifier qui a accès à la page et avec quel niveau d’autorisation

• Copier le lien de la page pour le partager avec d’autres personnes

Votre espace de travail peut contenir d’autres membres tels que des collègues de travail, des amis ou toute autre personne avec qui vous souhaitez collaborer sur des pages. Il existe plusieurs manières de partager des pages Notion avec tous les membres de votre espace de travail :

• Survolez le nom d’un espace d’équipe par défaut dans votre barre latérale et créez une nouvelle page à l’intérieur de cet espace d’équipe en cliquant sur le signe + qui s’affiche.

• Dans la barre latérale, faites glisser une page dans votre espace d’équipe par défaut.

• Cliquez sur le menu ••• en haut d’une page, puis sélectionnez Tous les membres de {nom de votre espace de travail}.

Les espaces d’équipe sont des endroits réservés à chaque équipe de votre organisation ou votre entreprise. Chaque espace d’équipe comprend ses propres membres, autorisations et paramètres de sécurité. Tout est personnalisable par les propriétaires de l’espace. En savoir plus sur l’ajout de membres et l’attribution d’autorisations dans les espaces d’équipe →

Il existe deux manières de partager des pages Notion avec tout espace d’équipe dont vous êtes membre :

• Survolez le nom d’un espace d’équipe dans votre barre latérale et créez une nouvelle page à l’intérieur de cet espace d’équipe en cliquant sur le signe + qui s’affiche.

• Dans la barre latérale, faites glisser une page dans un espace d’équipe.

Parfois, vous souhaiterez partager une page uniquement avec certains membres de votre espace de travail. Par exemple, un document de réunion avec votre responsable, ou des notes avec une petite équipe projet. Pour partager une page avec certains membres :

1. Cliquez sur Partager en haut de n’importe quelle page.

2. Recherchez et sélectionnez les noms des membres de l’espace de travail avec lesquels vous souhaitez partager la page.

3. Ouvrez le menu déroulant à côté des noms des personnes que vous invitez, puis sélectionnez un niveau d’autorisation.

4. Cliquez sur Inviter.

Les pages partagées avec certains membres de l’espace de travail s’afficheront dans la section Pages partagées de la barre latérale. En savoir plus sur les sections de la barre latérale →

Si vous travaillez régulièrement avec certaines personnes, vous pouvez créer votre propre groupe de membres et partager des pages Notion avec ce groupe, sans devoir inviter chaque membre l’un après l’autre. En savoir plus sur les groupes et les autorisations de groupe →

Pour partager une page avec un groupe :

1. Cliquez sur Partager en haut de n’importe quelle page.

2. Recherchez et sélectionnez les noms des groupes avec lesquels vous souhaitez partager la page.

3. Ouvrez le menu déroulant à côté des noms des groupes que vous invitez, puis sélectionnez un niveau d’autorisation.

4. Cliquez sur Inviter.

Vous pouvez inviter des personnes extérieures à votre espace de travail à accéder à certaines pages Notion en tant qu’invités. Par exemple, cela peut être utile pour partager une page Notion avec un nouveau prestataire ou avec un client. En savoir plus sur les invités →

Pour partager une page avec un invité :

1. Cliquez sur Partager en haut de la page.

2. Tapez l’adresse e-mail de la personne que vous souhaitez inviter.

3. Cliquez sur le menu déroulant pour choisir son niveau d’accès, puis cliquez sur Inviter.

4. Cliquez sur Ignorer pour l’instant pour vous assurer de l’ajouter en tant qu’invité et non en tant que membre.

5. La personne invitée recevra un e-mail avec un lien vers la page.

6. Si elle n’utilise pas encore Notion, elle pourra s’inscrire pour accéder à votre page.

Vous pouvez facilement transformer votre page Notion en un site élégant à l’aide des sites Notion. Pour découvrir comment partager votre page sur le Web, cliquez ici →

Vous voyez d’autres personnes sur une page que vous ne vouliez pas partager ? Vous souhaitez rendre une page privée ? Il existe plusieurs manières d’interrompre le partage de vos pages :

• Dans la barre latérale, faites glisser une page dans votre section Pages privées. Cette page sera alors uniquement visible par vous.

• Cliquez sur Partager en haut de la page, et désactivez l’accès pour votre espace de travail, des personnes, des groupes ou le public. Vous pouvez également sélectionner Supprimer dans le menu déroulant près de leur nom.

• Pour supprimer des invités d’une page, cliquez sur Paramètres et membres → Personnes ou Membres (selon votre forfait) → Invités. Cochez la case à côté des invités à supprimer de votre espace de travail et sélectionnez Supprimer de l’espace de travail.

Vous pouvez attribuer un niveau d’autorisation distinct à chaque personne, groupe ou espace d’équipe avec lequel vous partagez une page. En plus de préserver la confidentialité de vos informations, cela vous permet de contrôler votre travail avec précision.

Voici les différents niveaux d’autorisation disponibles dans Notion :

• Accès complet : les personnes ayant un accès complet à une page peuvent modifier tout son contenu et la partager librement.

• Peut modifier : avec ce niveau d’accès, les personnes peuvent modifier le contenu de la page, mais pas la partager.

• Peut modifier le contenu : cette autorisation est disponible uniquement pour les pages de base de données. Les personnes disposant de ce niveau d’accès peuvent créer et modifier des pages dans la base de données, et modifier les valeurs de leurs propriétés. Cependant, elles ne peuvent pas changer la structure de la base de données, ni ses propriétés, vues, tris ou filtres. En savoir plus sur les bases de données →

• Peut commenter : ce niveau d’accès permet uniquement aux personnes de commenter le contenu d’une page. Ces personnes ne peuvent pas modifier ni partager la page.

• Peut voir : les personnes ayant ce niveau d’accès peuvent lire le contenu de la page, mais pas le commenter ni le modifier ou le partager.

Selon le rôle qui leur a été attribué dans l’espace de travail, les personnes peuvent effectuer d’autres actions. Pour en savoir plus, consultez cet article →.

Pour modifier le niveau d’autorisation d’une personne pour une page spécifique :

1. Cliquez sur Partager en haut de la page.

2. Ouvrez le menu déroulant à côté du nom de la personne, du groupe ou de l’espace d’équipe avec lesquels la page a été partagée.

3. Sélectionnez un niveau d’autorisation.

Lorsque vous créez une sous-page à l’intérieur d’une page, cette sous-page a les mêmes autorisations que la page parent. Si cela ne vous convient pas (par exemple, si vous avez partagé une page avec dix personnes alors que seulement deux d’entre elles doivent y avoir accès), vous devez modifier les niveaux d’autorisation directement dans la sous-page.

Les propriétaires d’espace d’équipe peuvent définir des autorisations par défaut pour le contenu de leur espace. Ces autorisations s’appliquent à chaque nouvelle page créée dans l’espace d’équipe. Pour les changer, vous devez modifier les paramètres au niveau de la page.

Notion respecte le niveau d’accès le plus élevé accordé à un utilisateur. Par exemple, imaginons qu’un membre de votre organisation dispose de l’autorisation Peut voir pour une page, puis que vous décidiez d’attribuer l’autorisation Accès complet à toute votre organisation pour cette même page. Dans la mesure où cette personne est membre de votre organisation, l’autorisation Accès complet remplacera le niveau d’autorisation que vous lui aviez précédemment attribué.

Par ailleurs, déplacer une page partagée dans la section Pages privées de la barre latérale remplace toutes les autorisations existantes pour cette page. Toute personne qui avait précédemment accès à votre page ne pourra immédiatement plus la consulter si vous en faites une page privée. À noter que ce remplacement s’applique toutefois uniquement à la page parent : les autorisations accordées aux sous-pages restent identiques.

Si une page est accessible à toute personne disposant du lien, sachez que même les personnes ne disposant pas du lien direct ont accès à la page dans les cas suivants :

• La page est mentionnée dans une autre page partagée plus largement ou fait l’objet d’un lien à partir de celle-ci.

• La page utilise une relation bidirectionnelle qui renvoie vers une autre page partagée plus largement.

• La page est imbriquée dans une autre page qui a été partagée plus largement.

Vous pouvez savoir quels autres membres ont accès à une page, car leurs photos de profil sont visibles dans la barre tout en haut de la page.

• Un avatar apparaît sous forme estompée si la personne concernée n’est pas en train de consulter la page.

• Au contraire, si la personne est actuellement sur la page, son avatar est clairement visible.

• Le survol d’un avatar vous révèle le nom de la personne, son adresse e-mail, et la date à laquelle elle a consulté la page pour la dernière fois.

• Cliquez sur un avatar actif pour accéder à la partie de la page qu’elle est en train de lire ou de modifier.

• Lorsque plusieurs personnes collaborent simultanément sur la même page, vous voyez leurs avatars se déplacer près des blocs qu’elles consultent ou modifient.

• Cliquez sur ••• (en haut à droite de n’importe quelle page) et regardez en bas du menu qui s’affiche. Vous verrez qui a modifié la page en dernier, et quand cette modification a eu lieu.

Si vous ouvrez une page à laquelle vous n’avez pas accès, vous pouvez sélectionner Aucun accès sur la page pour envoyer une demande. Cette action avertira les créateurs et éditeurs de la page, qui pourront choisir d’accepter ou de refuser votre demande.

Si vous disposez d’un accès en lecture ou en commentaire d’une page et que vous souhaitez y accéder en écriture :

1. Ouvrez la page et sélectionnez Partager.

2. Dans l’onglet Partager, vous verrez le niveau d’autorisation dont vous disposez actuellement. Ouvrez la liste déroulante à côté de cette information.

3. Sélectionnez Demander l’accès en écriture.

Cette demande sera transmise au créateur de la page, qui pourra l’accepter ou l’ignorer. Vous serez averti une fois que votre demande aura été acceptée. Essayez d’actualiser la page si vous ne parvenez pas à la modifier.

Si vous êtes le propriétaire d’un espace de travail au forfait Enterprise, vous pouvez contrôler le partage de contenu au moyen de paramètres de sécurité supplémentaires. En savoir plus sur ces fonctionnalités →

Pour consulter ces paramètres, allez dans Paramètres et membres dans votre barre latérale, puis sélectionnez Sécurité et données.