Compartir y asignar permisos

Hay varias maneras de compartir las páginas y bases de datos que crees en Notion, tanto con personas de tu espacio de trabajo como ajenas a él. A continuación se describe a grandes rasgos de qué formas se puede compartir.

Haz clic en Compartir en la parte superior de cualquier página para abrir el menú. Desde ahí, podrás:

• Invitar a alguien a la página.

• Ver y cambiar quién tiene acceso a la página y qué nivel de permisos tiene.

• Copiar el enlace de la página para compartirla con otras personas.

En tu espacio de trabajo puede haber otros miembros como compañeros de equipo, amigos o cualquier otra persona con la que quieras trabajar en las páginas. Puedes compartir las páginas de Notion con todos los miembros de tu espacio de trabajo de varias formas:

• Pasa el ratón por encima del nombre de un espacio de equipo predeterminado en la barra lateral y crea una nueva página dentro de ese espacio de equipo haciendo clic en el signo + que aparece.

• En la barra lateral, arrastra una página a un espacio de equipo predeterminado.

• Haz clic en ••• en la parte superior de una página y, en el desplegable de la parte inferior del menú, selecciona Miembros de {tu espacio de trabajo}.

Los espacios de equipo son espacios dedicados a cada equipo dentro de tu organización o empresa. Cada espacio de equipo tiene sus propios niveles de permiso y miembros, que los propietarios del espacio pueden personalizar. Más información sobre añadir miembros y asignar permisos en espacios de equipo →

Existen dos formas de compartir páginas de Notion con cualquier espacio de equipo del que seas miembro:

• Pasa el ratón por encima del nombre de un espacio de equipo en la barra lateral y crea una nueva página dentro de ese espacio de equipo haciendo clic en el signo + que aparece.

• En la barra lateral, arrastra una página a un espacio de equipo.

En ocasiones te interesará compartir una página solo con algunos miembros de tu espacio de trabajo; por ejemplo, para compartir los documentos de una reunión individual con tu jefe o las notas para un pequeño equipo de proyecto. Para compartir una página con determinadas personas:

1. Haz clic en Compartir en la parte superior de cualquier página.

2. Busca y selecciona los nombres de los miembros de tu espacio de trabajo con los que quieres compartir la página.

3. Abre el menú desplegable situado junto a los nombres de las personas a las que invitas y selecciona un nivel de permiso.

4. Selecciona Invitar.

Las páginas compartidas con determinados miembros del espacio de trabajo aparecerán en la sección Compartido de la barra lateral. Obtén más información sobre las secciones de la barra lateral aquí →

Si hay personas con las que trabajas muy a menudo, puedes crear tu propio grupo de miembros y compartir páginas de Notion con ese grupo para no tener que invitar a cada persona individualmente. Obtén más información sobre los grupos y los permisos para grupos aquí →

Para compartir una página con un grupo:

1. Haz clic en Compartir en la parte superior de cualquier página.

2. Busca y selecciona los nombres de los grupos con los que quieres compartir la página.

3. Abre el menú desplegable situado junto a los nombres de los a los que invitas y selecciona un nivel de permiso.

4. Selecciona Invitar.

Puedes invitar a personas ajenas a tu espacio de trabajo para que accedan a determinadas páginas de Notion como invitados. Esto puede ser útil si quieres compartir una página de Notion con un profesional independiente al que hayas contratado o con un cliente con el que estés trabajando. Obtén más información sobre invitados aquí →

Para compartir una página con un invitado:

1. Haz clic en Compartir en la parte superior de la página.

2. Introduce la dirección de correo electrónico de cualquier invitado que quieras añadir.

3. Selecciona un nivel de acceso para el invitado desde el menú desplegable y haz clic en Invitar.

4. Selecciona Omitir por ahora para asegurarte de que los añades como invitados y no como miembros.

5. Tu invitado recibirá un correo electrónico con un enlace a la página.

6. Si todavía no utiliza Notion, podrá registrarse para acceder a la página.

Con Notion Sites puedes convertir fácilmente tu página de Notion en un atractivo sitio web. Obtén más información sobre cómo compartir tu página con la web aquí →.

¿Ves a otras personas en una página que no querías compartir? ¿Quieres hacer privada una página? Hay varias formas de dejar de compartir tus páginas con otros:

• En la barra lateral, arrastra la página a tu sección Privado para que solo tú puedas verla.

• Haz clic en Compartir en la parte superior de la página y desactiva el acceso a tu espacio de trabajo a personas determinadas, grupos o a todo el mundo. También puedes hacer clic en Eliminar en el menú desplegable situado junto a cualquiera de estas opciones.

• Si quieres eliminar a invitados de las páginas, ves a Configuración y miembros → Personas o Miembros (en función de cuál sea tu plan) → Invitados. Marca la casilla que aparece junto a cada invitado que quieras eliminar del espacio de trabajo y selecciona Eliminar del espacio de trabajo.

Puedes asignar un nivel de permiso diferente para cada persona, grupo o espacio de equipo con el que compartas una página. Esto ayuda a mantener la información privada y te permite controlar tu trabajo de forma precisa.

En Notion, hay diferentes niveles de permiso:

• Acceso completo: Las personas con acceso completo a una página pueden editar cualquier contenido de esta y compartirla con quien quieran.

• Puede editar: Selecciona este nivel de acceso para personas o grupos que deberían poder editar el contenido de la página, pero no compartir la página con otros.

• Puede editar contenido: Este nivel de permiso solo está disponible para las páginas de base de datos. Las personas con este nivel de acceso pueden crear y editar páginas dentro de la base de datos, y editar los valores de las propiedades de dichas páginas. Sin embargo, no pueden cambiar la estructura de la base de datos ni sus propiedades, vistas, órdenes o filtros. Más información acerca de las bases de datos aquí →

• Puede comentar: Selecciona este nivel de acceso para personas que solo puedan comentar en una página. No podrán ni editar ni compartir el contenido.

• Puede ver: Las personas con este nivel de acceso pueden leer el contenido de la página, pero no pueden comentarlo, editarlo o compartirlo.

Los usuarios pueden realizar distintas acciones dependiendo del papel que desempeñen en un espacio de trabajo. Obtén más información en este artículo→

Para cambiar el nivel de permiso que alguien tiene en una página específica:

1. Haz clic en Compartir en la parte superior de la página.

2. Abre el desplegable situado junto al nombre de la persona, grupo o espacio de equipo con el que se ha compartido la página.

3. Selecciona un nivel de permiso.

Al crear una subpágina dentro de una página, esa subpágina adoptará los permisos de la página principal. Si no quieres que sea así (por ejemplo, si has compartido una página con diez personas, pero solo quieres que dos de ellas vean la subpágina), tendrás que ir a esa subpágina y actualizar los niveles de permiso.

Los propietarios de los espacios de equipo pueden establecer permisos predeterminados para el contenido de dicho espacio. Esto se aplicará a todas las páginas nuevas creadas en el espacio de equipo y, si quieres modificarlas, tendrás que realizar cambios a nivel de página.

Notion respeta el nivel de acceso máximo concedido a un usuario. Imaginemos que le has otorgado a alguien el permiso Puede ver en una página. Más tarde, decides que quieres que toda tu organización tenga Acceso completo a esa página. Como esa persona forma parte de tu organización, también se le otorgará Acceso completo, lo que anula el nivel de permiso específico que le asignaste anteriormente.

Además, si mueves una página compartida a la sección Privado de tu barra lateral, se anularán todos los permisos existentes en dicha página. Todos los que antes tenían acceso a tu página no podrán verla cuando la conviertas en una página privada. Ten en cuenta que esta anulación solo afectará a la página principal; los permisos concedidos a las subpáginas seguirán siendo los mismos.

Si se configura una página para que sea accesible a Cualquier persona con el enlace, ten en cuenta que incluso aquellas que no tengan el enlace directo podrán acceder a ella si:

• La página se menciona o se vincula desde otra página compartida de forma más amplia.

• La página utiliza una relación bidireccional que enlaza a otra página compartida de forma más amplia.

• La página está anidada dentro de otra página compartida de forma más amplia.

Puedes saber quién más tiene acceso a una página porque sus fotos de perfil se pueden ver en la barra de la parte superior de la página.

• Si una persona no está mirando la página en ese momento, su avatar aparece desvanecido.

• Si la persona está en la página en ese momento, el avatar se muestra como siempre.

• Al pasar el cursor sobre un avatar, verás el nombre y el correo electrónico de esa persona, además de la hora a la que estuvo por última vez en la página.

• Al hacer clic en un avatar activo, irás a la parte de la página que la persona en cuestión está leyendo o en la que está escribiendo.

• Si hay varias personas colaborando en la misma página al mismo tiempo, verás que sus avatares se mueven junto a los bloques que cada una está mirando o editando.

• Haz clic en ••• en la esquina superior derecha de cualquier página y desplázate a la parte inferior del menú emergente. Verás quién editó la página por última vez y cuándo.

Si abres una página a la que no tienes acceso, puedes seleccionar Sin acceso en la página para enviar una solicitud. Los creadores o editores de la página recibirán una notificación y podrán aceptar o denegar tu solicitud de acceso.

Si solo tienes acceso para ver o comentar una página y quieres acceso para editar también:

1. Abre la página y selecciona Compartir.

2. En la pestaña Compartir , verás qué nivel de permisos tienes actualmente. Abre el menú desplegable junto a esta información.

3. Selecciona Solicitar acceso de edición.

Esta solicitud irá al creador de la página, quien puede aceptarla o ignorarla. Recibirás una notificación cuando se acepte tu solicitud. Si la has recibido, pero todavía no consigues editar la página, refréscala primero.

Si eres propietario de un espacio de trabajo en un plan Enterprise, puedes controlar que se comparta el contenido con ajustes de seguridad adicionales. Obtén más información sobre estas funciones aquí →

Para ver estos ajustes, ves a Configuración y miembros en la barra lateral, luego selecciona Seguridad y datos.